Importar negócios e clientes por planilha

Quem chega de outro sistema, ou de uma planilha que virou o CRM da empresa, quer a base inteira aqui dentro sem digitar de novo. A tela Importar faz isso em quatro etapas e mostra cada coluna antes de qualquer coisa entrar. Se a sua carga vem de uma integração, e não de um arquivo, o caminho é a API descrita em Trazer a sua base de clientes sem criar duplicados.

Onde fica

Em CRM › Negócios, o botão Importar no alto da tela. A página é só para quem gerencia o CRM. As etapas são O quê, Arquivo, Colunas e Revisão, com um Saiba mais em cada uma.

O que pode entrar

Um tipo de registro por arquivo. Escolha entre:

  • Clientes: uma linha por empresa ou por cliente com quem você faz negócio.
  • Contatos: nome, e-mail, telefone e o cliente a que cada um pertence.
  • Negócios: nome, valor, etapa e cliente. Aqui você também escolhe o funil que vai recebê-los. Para trazer clientes e negócios, faça duas importações.

O arquivo

Só CSV. Planilha do Excel ou do Google precisa ser exportada antes ("Salvar como" ou "Baixar" em CSV). Regras do arquivo:

  • a primeira linha traz os títulos das colunas;
  • separador por ponto e vírgula ou por vírgula, reconhecido sozinho;
  • até 10 MB e até 20.000 linhas. Passou disso, divida a planilha e envie uma parte por vez.

Ao enviar, a plataforma lê o arquivo, conta as linhas e reconhece as colunas. Nada é gravado nessa hora.

Combinar as colunas

A etapa Colunas lista cada coluna do arquivo com duas amostras de conteúdo e um campo do sistema ao lado. A sugestão vem do título da coluna: "E-mail", "Telefone", "Empresa", "Valor", "Etapa" e variações comuns são reconhecidos. Você confirma, troca ou marca Ignorar para o que não deve entrar.

Só o Nome é obrigatório. O mesmo campo não pode ir para duas colunas. Os campos disponíveis:

  • Clientes: nome, tipo (empresa ou física), CPF/CNPJ, e-mail, telefone, celular, cidade, estado, situação (lead, cliente ou inativo), ciclo de vida, situação do lead, observações e e-mail do responsável.
  • Contatos: nome, e-mail, telefone, celular, cargo e nome do cliente.
  • Negócios: nome, valor, nome do cliente, e-mail do cliente, e-mail do responsável, etapa, previsão de fechamento e fonte.

Valores como "1.234,56" e datas como "31/12/2030" ou "2030-12-31" são entendidos. O e-mail do responsável precisa ser o de um usuário da conta; senão o registro entra sem responsável.

Como a plataforma evita duplicar

A tela de Revisão resume a regra: quem já existe é atualizado, quem não existe é criado, nada é apagado. A chave muda por tipo:

  • Cliente: procura pelo e-mail. Achou, preenche só os campos que vieram na planilha e mantém o resto. Sem e-mail, a linha sempre cria um cliente novo. Cliente novo nasce com a situação Lead.
  • Contato: procura pelo e-mail; sem e-mail, pelo telefone ou celular dentro do mesmo cliente. O cliente da coluna "Nome do cliente" é encontrado pelo e-mail ou pelo nome exato que você escreveu, e criado se ainda não existir.
  • Negócio: sempre é criado, nunca atualizado. O cliente é encontrado pelo e-mail ou pelo nome (e criado se não existir); a etapa é a do arquivo, pelo nome, ou a primeira do funil; a fonte é criada se for nova.

CPF/CNPJ e nome nunca casam clientes: matriz e filial dividem o documento, e nome igual não prova que é a mesma empresa. Duas linhas com o mesmo nome e e-mails diferentes viram dois clientes, e a duplicata se resolve pela fusão na ficha do cliente.

Acompanhar e ler o relatório

Ao clicar em Importar, o trabalho vai para segundo plano e a tela vira acompanhamento: "Na fila para começar", depois a barra de progresso com as linhas processadas, atualizada a cada dois segundos. Você pode continuar usando a plataforma em outra aba, mas o relatório aparece só nessa tela: fique nela até o fim.

No fim, três números: criados, atualizados e falharam. Abaixo, o quadro O que ficou de fora lista cada linha com problema pelo número da linha no arquivo (a linha 1 é o cabeçalho, então a numeração bate com a da sua planilha) e o motivo, como "Nome vazio". Uma linha com erro não derruba as outras. A tela mostra as 50 primeiras e informa o total; corrija essas linhas na planilha e envie só elas numa nova importação. O botão Ver clientes (ou contatos, ou negócios) abre a lista com o que entrou, e o arquivo enviado é apagado ao terminar.

Perguntas frequentes

Posso rodar o mesmo arquivo duas vezes? Para clientes e contatos, sim: a segunda passagem atualiza em vez de duplicar. Para negócios, não: cada passagem cria os negócios de novo.

Cadastrei um cliente à mão e ele está na planilha. Vai duplicar? Só se o e-mail for diferente do que está aqui, ou se a linha não tiver e-mail. Com o e-mail igual, o cadastro é atualizado.

Se eu fechar a tela no meio, a importação para? Não. Ela continua em segundo plano até o fim. O que se perde é o acompanhamento: os registros entram, mas o relatório não fica disponível em outro lugar.

Trouxe um campo errado. Dá para desfazer? Não há desfazer nem tela de importações anteriores. Como só os campos enviados são gravados, o jeito é corrigir a planilha e importar de novo, ou ajustar os registros na lista.