Usuários e acesso: convidar, reenviar e redefinir senha
Os usuários são as pessoas com acesso ao sistema. Cada uma pertence a cargos (que definem o que ela pode fazer) e tem acesso a determinadas contas, modalidades e marcas.
Convidar alguém
Você não escolhe a senha de ninguém. Informa nome e e-mail, e a pessoa recebe um convite para criar a própria senha.
- Vá em Administração › Usuários e clique em Novo usuário.
- Preencha Nome e E-mail — é com o e-mail que ela faz login.
- Defina o cargo, as contas e o resto do acesso, e salve.
A pessoa recebe o e-mail, clica em Aceitar convite e criar senha, escolhe a senha e entra direto, sem passar pela tela de login. Os administradores da conta são avisados quando isso acontece.
Enquanto o convite não é aceito
Quem foi convidado já aparece na lista, marcado com Convite pendente. O link vale 7 dias; passado esse prazo a etiqueta vira Convite expirado.
- Reenviar convite — gera um link novo, com mais 7 dias. Há uma espera curta entre um reenvio e outro.
- Revogar convite — é o que acontece ao excluir alguém que ainda não entrou: o link enviado deixa de funcionar.
- Se você corrigir o e-mail de quem tem convite pendente, o convite é reenviado para o endereço novo e o link antigo perde a validade.
Quem já entrou esqueceu a senha
Você não troca a senha de outra pessoa. Na linha dela, use Enviar redefinição de senha: ela recebe o e-mail e cria a nova. É o mesmo princípio do convite — a senha é sempre da pessoa, e ninguém mais precisa conhecê-la.
Quem saiu da empresa
Não exclua: desative o acesso. A pessoa sai do sistema na hora e o histórico do que ela fez continua no lugar — e, se ela voltar, é um clique para religar. No menu ⋮ da linha, use Desativar acesso. Veja Desativar e reativar o acesso de um usuário.
Os campos de acesso
- Cargos — definem as permissões (o que a pessoa vê e pode fazer). Ela pode estar em vários, e os acessos se somam. Você só concede cargos e permissões que cabem no seu próprio nível de acesso: só um administrador cria outro administrador.
- Contas — as empresas às quais a pessoa tem acesso.
- Modalidades — quando a conta usa linhas de negócio, define quais registros ela alcança. Vazio significa que ela só vê registros sem modalidade.
- Marcas — as marcas que ela pode operar. O campo só aparece quando alguma conta escolhida tem duas ou mais marcas; com uma marca só, o acesso é automático. Vazio significa todas as marcas das contas escolhidas.
Como o acesso funciona
Os cargos respondem por o que a pessoa pode fazer; as contas, modalidades e marcas respondem por onde. Combinando os dois, cada pessoa fica com exatamente o acesso de que precisa.
Ao editar, você não tira o que não vê. Se a pessoa tem acesso a marcas ou contas que você não alcança, esses acessos são preservados intactos quando você salva.
Dúvidas frequentes
A pessoa não recebeu o convite.
Confira o e-mail digitado, peça para ela olhar o spam e use Reenviar convite. O link chega do mesmo endereço por onde saem os outros e-mails da sua marca.
Como defino as permissões?
Pelo cargo a que a pessoa pertence. Ajuste o cargo e a mudança vale para todos os membros dele.
Alguém saiu da equipe. Excluo o usuário?
Só se ele nunca chegou a usar o sistema. Quem trabalhou de verdade deve ser desativado: o acesso cai na hora e o histórico do que fez é preservado.
Por que o campo Marcas não aparece?
Porque nenhuma das contas escolhidas tem duas ou mais marcas. Com marca única o acesso é automático, e o campo fica escondido para não poluir a tela.