Desativar e reativar o acesso de um usuário
Quando alguém sai da empresa, muda de área ou entra em licença, o certo é desativar o acesso — e não excluir o usuário. Desativar tira o acesso na hora e guarda o histórico do que a pessoa fez: as conversas que ela respondeu, os registros que criou e os relatórios continuam com o nome dela. Excluir apaga o cadastro, e serve só para o caso de um usuário criado por engano.
Como desativar
- Vá em Administração › Usuários.
- Na linha da pessoa, abra o menu ⋮ e escolha Desativar acesso.
- A janela mostra o que muda. Se a pessoa tiver conversas em aberto, deixe marcado Devolver as conversas abertas para a fila — assim outro atendente pega o que estava com ela.
- Confirme em Desativar acesso.
O que acontece na hora
- Sai do sistema imediatamente. As sessões abertas em qualquer computador ou celular caem, e as chaves de API pessoais dela param de funcionar.
- Some das escolhas de pessoas. Não aparece mais para receber conversa, no rodízio automático, na escala, como responsável no CRM, como atendente de um endereço de e-mail, nem na lista de quem recebe avisos. Também sai das listas de quem participa: membros da conta, equipes de atendimento e times.
- O histórico continua. Nada do que ela fez é apagado, e o nome dela segue visível onde já estava.
- Não entra mais por nenhum caminho. Ao tentar entrar (por senha ou por conta Google), ela vê o aviso de que o acesso foi desativado. Convites e links de redefinição de senha também deixam de valer.
Ela sai das listas, mas os vínculos ficam guardados
Sair da lista não é perder o vínculo. Quem foi desativado continua ligado às contas, equipes de atendimento e times de que fazia parte — o sistema só deixa de mostrá-lo onde se escolhe gente, porque ele não pode mais ser escolhido.
Isso importa na hora de salvar: se você abrir Conta ou uma equipe e salvar, os vínculos de quem está desativado continuam lá, mesmo sem aparecer na tela. É o que faz reativar ser um clique: a pessoa volta com tudo o que tinha, sem ninguém precisar refazer as associações.
Como reativar
Se a pessoa voltar, é um clique:
- Em Administração › Usuários, troque o filtro Situação para Desativados.
- No menu ⋮ da linha, escolha Reativar acesso.
Ela volta com a mesma senha e os mesmos cargos, contas e marcas que tinha. Não é preciso convidar de novo.
Quem pode desativar
- Quem tem a permissão de gerenciar usuários (definida pelo cargo).
- Ninguém desativa o próprio acesso — peça a outro administrador.
- Só um administrador desativa outro administrador.
- A organização nunca fica sem administrador ativo. Se a pessoa for a última com esse papel, o sistema não deixa concluir: dê acesso de administrador a outra pessoa antes.
Quando a ação não está disponível, ela aparece esmaecida no menu e o motivo é mostrado ao passar o mouse.
Como encontrar quem está desativado
A lista de Usuários abre mostrando só quem está ativo. O filtro Situação traz a contagem dos dois lados e permite ver Desativados ou Todos. Na coluna Situação, o selo Desativado mostra, ao passar o mouse, desde quando e por quem o acesso foi desligado.
Desativar ou excluir?
- Desative quem trabalhou de verdade no sistema: pessoa que saiu, mudou de função ou está afastada. O histórico é preservado e a volta é imediata.
- Exclua só o cadastro errado — um e-mail digitado errado, um convite feito para a pessoa errada que ainda nem entrou.
Dúvidas frequentes
A pessoa perde o que fez?
Não. Conversas, negócios, tarefas e relatórios continuam como estão, com o nome dela.
E as conversas que estavam com ela?
Se você deixar marcada a opção na hora de desativar, voltam para a fila e a equipe assume. Se preferir, desmarque e transfira uma a uma depois.
Preciso trocar a senha dela?
Não. Sem acesso, a senha não abre nada. Ao reativar, a senha antiga volta a valer — se ela não lembrar, use Enviar redefinição de senha.
Por que a lista de membros da conta ficou menor?
Porque quem está desativado saiu dela. O vínculo continua guardado e a pessoa reaparece assim que o acesso for reativado.
Dá para desativar por um tempo?
Sim. É o caminho recomendado para férias longas ou afastamento: desative agora e reative na volta.